Wij beginnen bij het knelpunt
Niet bij de techniek. U beschrijft in gewone taal wat er misgaat: welk werk blijft liggen, wat dubbel gebeurt, waar fouten ontstaan. Dat is de hele inventarisatie.
Het besturingssysteem van uw bedrijf
U beschrijft het knelpunt.
U beschrijft het knelpunt.
Wij bouwen de oplossing.
Wij bouwen het systeem waar het werk van uw bedrijf doorheen loopt, te beginnen bij wat nu blijft liggen: in mailboxen, spreadsheets en in de hoofden van een paar mensen. U vult één formulier in en beschrijft in gewone taal wat er misgaat. Wij komen met een voorstel, en daarna bouwen wij het.
Ongeveer tien minuten werk. Geen verkoper aan de lijn: u hoort van ons per mail.
1gesprek, geen verkooptraject
3werkdagen tot een persoonlijke reactie
15werkdagen tot een werkend fundament
1vast concept, uitgebreid met uw eigen modules
Wat wij doen
Eén plek voor het werk dat nu overal en nergens ligt.
De meeste organisaties hebben geen softwareprobleem. Zij hebben tien systemen die elkaar niet kennen, een handvol spreadsheets die één iemand begrijpt, en werk dat blijft liggen omdat niemand ziet dat het er ligt.
Wij lossen dat op met één portaal waarin het werk zichtbaar wordt, zodat u ziet wat er speelt en daarop kunt sturen. De mens beslist, altijd. Wij bouwen niet elke keer opnieuw: er staat een vast fundament, en daarop komt wat van u is.
Wij bouwen op een vast fundament
Inloggen, rollen, rechten, meldingen en koppelingen staan er al. U betaalt niet voor de basis die iedereen nodig heeft, alleen voor wat van u is.
U ziet waar u moet bijsturen
Het werk loopt door één systeem, dus u ziet waar het stokt, wie aan zet is en wat er blijft liggen. Dat is het inzicht waarop u uw bedrijf stuurt.
Werkwijze
Vijf stappen, één gesprek.
Wij hebben geen buitendienst en geen accountmanagers. Wel één echt gesprek, want zonder kennismaking en werkafspraken bouw je langs elkaar heen. De rest gaat digitaal.
01
U beschrijft waar het vastloopt
Via de vragenlijst, in uw eigen woorden: wat er niet lukt, wanneer u het merkt, wat het u kost en wat er morgen anders zou zijn. Geen technische vragen en geen keuzelijst met oplossingen.
10 minuten
02
U krijgt een persoonlijke reactie
Per mail, van de ondernemer die het leest, niet van een verkoper. Daarin staat wat wij ervan vinden en wat de volgende stap is. Soms is dat alleen een advies op papier, tegen een vast bedrag dat u vooraf hoort. Hoort het bij een ander vak, dan zeggen wij dat ook.
3 werkdagen
03
Het intakegesprek
Altijd, bij alles wat wij gaan bouwen. Wij maken kennis, nemen uw probleem samen door en maken werkafspraken: wie is het aanspreekpunt, wie beslist, hoe meldt u iets, en wat blijft u in uw oude systeem doen tot u overstapt. Op kantoor of online, een tot twee uur.
1 gesprek
04
Voorstel, overeenkomst en bouwen
Het voorstel staat op papier: wat wij bouwen, wat het kost en wanneer het klaar is, met de overeenkomst en de verwerkersovereenkomst erbij. Daarna bouwen wij in weken. U test het zelf, met een meldknop in het portaal, en uw oude bestand loopt mee tot u overstapt.
15 werkdagen
05
Doorbouwen, in uw tempo
Wat u meldt, wordt elke week opgepakt; wat werkt blijft, wat niet werkt gaat weg. Eén module tegelijk, zodat uw mensen het bijhouden. De eerste drie maanden zijn een proefperiode die u per maand kunt opzeggen.
doorlopend
Het concept
Het Werkportaal
Eén vast fundament, uitgebreid met de modules die u nodig heeft. Wij bouwen geen software vanaf nul, dus u betaalt alleen voor het deel dat van u is en u heeft het in weken in plaats van kwartalen.
Het fundament, altijd inbegrepen
Vast- Inloggen met uw eigen accounts
- Rollen en rechten per functie
- Uw huisstijl en uw domein
- Meldpunt voor signalen uit de organisatie
- Overzichtsscherm met de openstaande punten
- Koppelingen met wat u al gebruikt
- Werkt op telefoon, tablet en computer
- Logboek: wie deed wat, en wanneer
- Hosting, back-ups en onderhoud
Modules, u kiest wat u nodig heeft
Meldpunt en opvolgingSignalen uit de organisatie komen binnen, krijgen een eigenaar en een klok, en verdwijnen niet meer in een mailbox.
Facturatie en boekhoudingFacturen maken, controleren en doorzetten naar uw boekhoudpakket, met vaste controles vooraf.
Documenten en ondertekenenSjablonen die zichzelf vullen, digitaal ondertekenen en één archief in plaats van vijf mappen.
Kennisbank met assistentAlle werkafspraken op één plek, met een assistent die antwoord geeft uit uw eigen documenten.
Cijfers en rapportageWeek- en maandcijfers rechtstreeks uit de bron, klaar om te presenteren, zonder overtypen.
Werk verdelenLeads, taken of dossiers automatisch verdelen volgens uw regels, met een eerlijke telling.
MailassistentDe post wordt gelezen en gesorteerd, antwoorden staan klaar als concept. Versturen doet u zelf.
Leerpad en certificeringNieuwe mensen doorlopen uw uitleg, doen de toets en krijgen pas daarna toegang.
Telefonie en klantcontactGesprekken, terugbelnotities en klantgegevens bij elkaar, zonder los notitieblok.
Staat uw vraag hier niet tussen? Beschrijf hem in de intake. Als het op het fundament past, bouwen wij het als nieuwe module.
Waarom wij anders werken
Geen verkoop, geen traject, geen verrassingen.
Wij hebben zelf jarenlang aan de inkoopkant van deze markt gezeten. Wat daar niet werkte, hebben wij uit ons model gehaald.
Wat u wel krijgt
- Eén gesprek, de rest digitaal
- Vaste bedragen die vooraf op de site staan
- Rechtstreeks contact met het team dat het bouwt
- Drie maanden proef, en uw gegevens blijven van u
- Levering in weken, niet in kwartalen
- Software die dagelijks gebruikt wordt, niet alleen gedemonstreerd
Wat u niet krijgt
- Geen buitendienst en geen accountmanager
- Geen demo's en vervolgafspraken voordat er iets gebeurt
- Geen uurtje-factuurtje en geen meerwerkdiscussies
- Geen contract voor drie jaar
- Geen implementatietraject met stuurgroepen
- Geen licenties voor mensen die het toch niet openen
Voor wie
Organisaties waar het werk sneller groeit dan de systemen.
Wij werken voor organisaties van ongeveer tien tot tweehonderd mensen: familiebedrijven, franchiseorganisaties, praktijken en dienstverleners. Meestal is er één iemand die alles weet, staat de rest in Excel, en groeit de lijst met dingen die blijven liggen.
Wat het vak is, maakt minder uit dan u denkt. Een meldpunt, een factuurcontrole en een kennisbank werken in elke branche hetzelfde. Wat verschilt zijn uw regels, en die bouwen wij erin.
Wat het kost
Vaste bedragen, geen uren.
U weet vooraf wat u betaalt. Wij rekenen geen uren en dus ook geen meerwerk. Alle bedragen zijn exclusief btw.
Implementatie
vanaf € 3.500
eenmalig, helft bij start, helft bij oplevering
Uw portaal live op uw eigen domein, in uw huisstijl, met uw mensen, rollen en bestaande lijsten erin. Inrichting en overzetten inbegrepen.
Onze dienst
vanaf € 450
per maand, de eerste drie maanden de helft
Onderhoud, support binnen één werkdag, kleine aanpassingen en doorontwikkeling. Dit is wat u aan ons betaalt, en dit bedrag staat vast.
Platform en verbruik
€ 150 tot € 250
per maand, tegen kostprijs
Hosting, database, mail, WhatsApp en het AI-verbruik. Wij belasten door wat wij zelf betalen, zonder opslag, en melden het vooraf als deze post structureel boven de indicatie uitkomt.
Of
Alleen een advies
In uw voorstel
eenmalig, vast bedrag vooraf
Blijkt uit uw beschrijving dat u geen portaal nodig heeft maar een aanpak, dan krijgt u die op papier: wat er speelt en hoe u het zelf oplost. U hoort het bedrag vooraf, het gaat nooit op uren en er komt geen implementatie of maandbedrag bij.
Zo ziet een voorstel eruit
RekenvoorbeeldDe organisatie
Een internationaal handelsbedrijf met drie medewerkers. De eigenaar draagt de zaak over aan zijn opvolger en wil afstand nemen.
Het knelpunt
Na elke gesloten deal volgen tien tot twintig stappen over weken tot maanden, met steeds andere partijen: transport, documenten, inklaring, aflevering. Er is geen plek waar staat welke stap waar is en wie aan zet is. Dat zit in het hoofd van de eigenaar, in een papieren orderboek en in duizend appjes. Daardoor kan hij niet loslaten, en bij de overdracht is dat een risico voor de waarde van het bedrijf.
Wat wij bouwen
Eén scherm met alle lopende contracten en per contract een vaste reeks stappen met een verwachte datum en een eigenaar. Binnenkomende mail en WhatsApp worden automatisch aan het juiste contract gehangen, zodat er niets bijgehouden hoeft te worden. Elke ochtend één bericht: wat staat stil, wat loopt vandaag af.
Het voorstel
Implementatie, eenmalig€ 3.500
Dienst, maand 1 tot en met 3€ 225 p/m
Dienst, vanaf maand 4€ 450 p/m
Platform en verbruik± € 200 p/m
Eerste jaar± € 10.600
Daarna per jaar± € 7.800
Alle bedragen exclusief btw. De post platform en verbruik is een indicatie: wij belasten door wat wij zelf betalen. Geen uren, geen meerwerk zonder akkoord vooraf, en de tweede helft van de implementatie pas als het draait.
Uw offerte wordt op maat gemaakt volgens ditzelfde model: een eenmalig bedrag voor de implementatie, daarna een vast bedrag voor onze dienst, en daarnaast het platform en het verbruik tegen kostprijs. Wij verdienen dus niets aan uw hosting of uw AI-gebruik. De eerste drie maanden zijn een proefperiode tegen de halve dienstprijs, per maand opzegbaar. Daarna loopt de overeenkomst een jaar, en daarna is hij opzegbaar met drie maanden.
Veelgestelde vragen
Wat mensen ons vooraf vragen.
Waarom maar één gesprek?
Omdat een verkooptraject niets oplevert en veel kost: een kennismaking, een demo en twee vervolgafspraken zijn zo een halve maand, en dat betaalt u uiteindelijk zelf. Het ene gesprek dat wij wél voeren is het intakegesprek. Daar leren wij elkaar kennen, nemen wij uw probleem door en maken wij de werkafspraken waar het bouwen op draait. Dat gesprek slaan wij nooit over; de rest gaat per mail, en loopt er iets vast tijdens het bouwen, dan bellen wij u gewoon.
Wat als mijn vraag niet in een module past?
Dan bouwen wij hem als nieuwe module op hetzelfde fundament, tegen een vaste prijs. Past uw vraag helemaal niet bij ons, dan zeggen wij dat in het voorstel. Dat is sneller voor ons allebei.
Van wie zijn de gegevens?
Van u. Uw gegevens staan in een database op uw naam, binnen de Europese Unie. Stopt u, dan krijgt u een volledige export in een gewoon bestandsformaat. Wij verkopen niets door en gebruiken uw gegevens niet om modellen te trainen.
Wat als het niet werkt zoals bedacht?
Dan passen wij het aan, binnen de maandprijs. Wij bouwen software die wij zelf dagelijks gebruiken, dus wij hebben er net zoveel belang bij dat het klopt. Blijkt een module in de praktijk niets toe te voegen, dan zegt u hem op.
Welke AI gebruiken jullie?
AI is gereedschap: het leest mee, vat samen, sorteert en zet klaar. Wij kiezen per taak het model dat het beste werkt en niet de duurste optie uit gewoonte. Welk model waarvoor gebruikt wordt en hoeveel er verbruikt is, ziet u terug in uw eigen portaal. Het verbruik wordt doorbelast tegen kostprijs, dus wij hebben er geen belang bij om een duur model te kiezen waar een goedkoop model volstaat. AI schrijft voor, mensen beslissen: niets gaat naar buiten zonder dat iemand er ja tegen heeft gezegd.
Kunnen jullie koppelen aan wat wij al hebben?
Meestal wel. Boekhoudpakketten, mail en agenda, telefonie en de meeste vakspecifieke systemen hebben een koppeling. In het voorstel staat welke koppelingen wij zien zitten en welke niet. Wat niet kan koppelen, vertellen wij vooraf.
Wie zijn jullie?
Coffeng Intelligence Management is het bedrijf van Ton Coffeng, ondernemer met veertig jaar in vastgoed en hypotheken. Het Werkportaal is ontstaan in zijn eigen kantoor: de software die er was paste niet meer, dus bouwde hij het besturingssysteem van dat bedrijf zelf. Het wordt daar dagelijks door tientallen mensen gebruikt, in de financiële administratie, de klantcommunicatie en de dagelijkse werkverdeling, en sinds dit jaar ook bij een handelsbedrijf buiten het vastgoed. Wat u krijgt is dus geen prototype, maar een werkend systeem met de praktijk van een echte organisatie erachter.
Begin bij wat er misgaat.
Vul de vragenlijst in en beschrijf in uw eigen woorden waar het vastloopt. Binnen drie werkdagen hoort u wat wij ervan vinden en wat de volgende stap is.
Start de intake