De afspraken, in gewone taal.
Wij houden onze voorwaarden kort en leesbaar. Wat hieronder staat geldt voor elke opdracht, tenzij wij samen schriftelijk iets anders afspreken.
1. Wat wij leveren
Wij bouwen en beheren software op ons eigen fundament, uitgebreid met de modules die in uw voorstel staan. Wat wij leveren staat in dat voorstel; wat er niet in staat, hoort er niet bij. Wij mogen het fundament blijven doorontwikkelen, zolang uw modules blijven werken.
2. Prijzen
Alle bedragen zijn exclusief btw. Het bedrag voor de implementatie is eenmalig: de helft bij de start en de helft bij oplevering. Onze dienst heeft een vaste maandprijs die ingaat op de eerste dag van de maand na oplevering, de eerste drie maanden tegen de helft. Daarnaast belasten wij het platform en het verbruik (hosting, database, mail, berichtenverkeer en AI-gebruik) door tegen kostprijs, zonder opslag. Komt die post structureel boven de in het voorstel genoemde indicatie uit, dan melden wij dat vooraf. Wij rekenen geen uren, dus er is geen meerwerk: wilt u iets erbij, dan krijgt u daar vooraf een vaste prijs voor.
3. Betalen
Facturen worden per mail verstuurd, met een betaaltermijn van veertien dagen. Bij te laat betalen mogen wij de dienst opschorten nadat wij u dat per mail hebben aangekondigd en u een redelijke termijn hebben gegeven om het alsnog te doen.
4. Opzeggen
De eerste drie maanden zijn een proefperiode: u zegt per maand op, tegen het einde van de maand, zonder opzegtermijn en zonder boete. Daarna loopt de overeenkomst een jaar, en vanaf dat moment is hij opzegbaar met een opzegtermijn van drie maanden. Wij hanteren voor onszelf dezelfde termijn van drie maanden, zodat u de tijd heeft om iets anders te regelen.
5. Uw gegevens
De gegevens in uw portaal zijn en blijven van u. Bij het einde van de samenwerking krijgt u een volledige export in een gangbaar bestandsformaat, kosteloos. Wij verwijderen uw gegevens daarna binnen dertig dagen, behalve wat wij wettelijk moeten bewaren.
6. Eigendom van de software
Het fundament en de standaardmodules blijven van ons; u krijgt daarop een gebruiksrecht zolang de overeenkomst loopt. Wat wij speciaal voor u bouwen en apart in rekening brengen, mogen wij ook aan anderen leveren, tenzij wij schriftelijk iets anders afspreken.
7. Beschikbaarheid
Wij doen ons best de dienst beschikbaar te houden en gebruiken daarvoor professionele hosting met dagelijkse back-ups. Onderhoud plannen wij buiten kantoortijden. Wij beloven geen honderd procent beschikbaarheid en wij hangen er geen boeteclausule aan; wat wij wel beloven is dat een storing voorrang krijgt op ander werk.
8. Aansprakelijkheid
Gaat er iets mis door onze schuld, dan is onze aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat u in de voorafgaande twaalf maanden aan ons betaald heeft. Wij zijn niet aansprakelijk voor gevolgschade, gederfde winst of verlies van gegevens die u zelf ook elders bewaart. Deze beperking geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid.
9. Wat wij van u nodig hebben
Wij hebben tijdig toegang nodig tot de systemen waarmee wij koppelen en één contactpersoon die knopen kan doorhakken. Loopt de bouw vertraging op omdat wij daarop wachten, dan schuift de opleverdatum mee.
10. Geschillen
Op onze overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. Komen wij er samen niet uit, dan leggen wij het geschil voor aan de rechtbank Noord-Holland.
Versie 1.0, 30 augustus 2026. Coffeng Intelligence Management, handelsnaam van Coffeng Consulting en Interimmanagement B.V., Lijsbeth Tijsweg 7-38, 1647 LE Berkhout, KvK 72770465, btw NL859230879B01.
The agreements, in plain language.
We keep our terms short and readable. What follows applies to every assignment, unless we agree otherwise in writing.
1. What we deliver
We build and maintain software on our own foundation, extended with the modules listed in your proposal. What we deliver is what that proposal says; anything not in it is not included. We may keep developing the foundation, as long as your modules keep working.
2. Prices
All amounts exclude VAT. The amount for the implementation is a one-off: half at the start and half on delivery. Our service has a fixed monthly price starting on the first day of the month following delivery, at half price for the first three months. Alongside that we pass on the platform and usage costs (hosting, database, mail, messaging and AI usage) at cost, with no mark-up. If that item structurally exceeds the estimate stated in your proposal, we tell you in advance. We do not bill hours, so there is no extra work to argue about: if you want something added, you get a fixed price for it up front.
3. Payment
Invoices are sent by email with a payment term of fourteen days. If payment is late we may suspend the service, after telling you by email and giving you a reasonable period to put it right.
4. Cancellation
The first three months are a trial period: you cancel monthly, with effect from the end of the month, with no notice period and no penalty. After that the agreement runs for a year, and from then on it can be cancelled with three months' notice. We hold ourselves to the same three months, so you have time to arrange something else.
5. Your data
The data in your portal is and remains yours. When the cooperation ends you receive a full export in a common file format, free of charge. We then delete your data within thirty days, apart from what we are legally required to keep.
6. Ownership of the software
The foundation and the standard modules remain ours; you get a right to use them for as long as the agreement runs. What we build specifically for you and charge separately, we may also deliver to others, unless we agree otherwise in writing.
7. Availability
We do our best to keep the service available and use professional hosting with daily backups. Maintenance is planned outside office hours. We do not promise one hundred percent availability and we attach no penalty clause to it; what we do promise is that an outage takes priority over other work.
8. Liability
If something goes wrong through our fault, our liability is limited to the amount you paid us over the preceding twelve months. We are not liable for consequential loss, lost profit or loss of data that you also keep elsewhere. This limitation does not apply in cases of intent or deliberate recklessness.
9. What we need from you
We need timely access to the systems we connect to, and one contact person who can make decisions. If the build is delayed because we are waiting for that, the delivery date moves with it.
10. Disputes
Dutch law applies to our agreements. If we cannot work it out together, we submit the dispute to the Noord-Holland district court.
Version 1.0, 30 August 2026. Coffeng Intelligence Management, trading name of Coffeng Consulting en Interimmanagement B.V., Lijsbeth Tijsweg 7-38, 1647 LE Berkhout, KvK 72770465, VAT NL859230879B01.